Графы входящего и исходящего журнала

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: учет документов; справочная работа по документам.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Заявления, телеграммы Письма Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители — это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте. Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации. Что на счёт дополнительных граф? Исполнительной отметки.

Журнал регистрации исходящих документов - применяется для регистрации документов, Регистрационный номер документа заносится в графу 1. Если есть возможность узнать входящий номер, который получило письмо у . Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих rusinterschool.ru Скачать имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации.

Журнал регистрации входящих документов

Вид основного раздела журнала: Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. ГОСТ Р Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1. Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3. Краткое содержание или Заголовок документа обычно указывается вначале текста исходящего документа. К текстам писем небольшого объема строк заголовок можно не составлять. Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3.

Журнал регистрации исходящих документов

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Это могут быть: Различные рекламные листовки; Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Его предназначение Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность Упростить работу по обработке и учету корреспонденции; Ускорить срок выполнения указаний руководителя; Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов: Входящих документов; Исходящих документов; Для внутренних документов. Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Форма Они не имеют официально утвержденной формы.

Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.

А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы: Порядковый номер входящего или исходящего документа; От кого получен документ или кому отправлен; Направленность документа судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.

Здесь указывается отдел или офис, куда был перемещен документ после его регистрации в журнале. Оформление документа Правила и требования по заполнению Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета.

Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов. Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала.

Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.

Страницы в журнале необходимо пронумеровать. После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале. В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале. Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео: Исправление ошибок Все мы люди и можем ошибаться.

И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера идет регистрация номера , нужно внести соответствующую запись в журнал.

Делопроизводитель Соловьева В. Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом. Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись.

А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.

Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов. Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки. От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии.

Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному. Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик: Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях: Facebook.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Однократность регистрации Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз.

Регистрация документов

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть: Различные рекламные листовки; Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Его предназначение Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность Упростить работу по обработке и учету корреспонденции; Ускорить срок выполнения указаний руководителя; Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Нахождение количества путей в графе

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в книгу входящих документов внесена ошибочная запись, как правильно ее аннулировать? Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет. Алина 10 11 Здравствуйте! Соответственно, дабы исправить ситуацию ОД хочет завести новый журнал так сказать, с чистого листа начать. Возникает вопрос: правомерно ли это??

Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. В журнале регистрации входящих документов основными станут графы: . Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила. Содержание журнала входящей и исходящей корреспонденции Можно порекомендовать.

Основные понятия и определения 4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Графы входящего и исходящего журнала

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Что на счёт дат и номеров? Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций. Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках. В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Лада

    Охотно принимаю. На мой взгляд это актуально, буду принимать участие в обсуждении.

  2. morfiresque

    Конечно. Всё выше сказанное правда. Давайте обсудим этот вопрос. Здесь или в PM.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных